La digitalizzazione dei processi aziendali è un concetto complesso che, negli ultimi anni, ha assunto una rilevanza sempre più significativa per le imprese, a prescindere dal loro settore di appartenenza.
Consiste nell’implementazione di strumenti e tecnologie digitali per rendere più efficienti i flussi di lavoro, ottimizzare il business e creare ambienti in cui le informazioni vengano poste al centro del sistema, abbattendo costi e sprechi.
La digitalizzazione è una sfida che le aziende sono chiamate ad affrontare per rimanere competitive in un mercato in costante evoluzione. È una trasformazione che le coinvolge a più livelli, da quello culturale a quello manageriale e organizzativo.
Oggi, un numero sempre maggiore di imprese è consapevole dell’importanza di rivedere le proprie strategie di business e si sta avvicinando al fenomeno della digitalizzazione per evolversi e restare sempre un passo avanti rispetto ai competitor.
Ma come digitalizzare i processi aziendali? Intraprendere un percorso di digital transformation richiede un’attenta pianificazione strategica. Digitalizzare i processi aziendali, infatti, significa ripensarli e ridisegnarli, sfruttando le potenzialità che le tecnologie più moderne hanno da offrire.
Per implementare la digitalizzazione all’interno di un’impresa è necessario:
- analizzare i processi e definire gli obiettivi;
- selezionare le soluzioni digitali;
- automatizzare i processi;
- integrare i dati;
- ottimizzare i flussi di lavoro;
- monitorare le performance e investire sul miglioramento continuo.
1. Analisi dei processi e definizione degli obiettivi
I primi passi per avviare un processo di digitalizzazione aziendale sono l’analisi dei processi e la definizione degli obiettivi, indispensabili per intraprendere un percorso consapevole e orientato ai risultati.
Prima di entrare nel dettaglio dell’analisi dei processi, è opportuno chiarire cosa sono i processi aziendali. Con questo termine si fa riferimento all’insieme di attività svolte all’interno dell’impresa e il cui fine è trasformare una o più risorse in un prodotto e/o servizio destinato ad altri membri dell’organizzazione o al cliente finale.
Nell’esecuzione di questo processo, che viene realizzato in base ad uno specifico obiettivo aziendale, sono coinvolti diversi reparti che devono lavorare in sinergia e scambiarsi informazioni.
Analizzare i processi aziendali significa eseguire un esame attento di queste attività per capire come funzionano all’interno dell’azienda e individuare aree di miglioramento che potrebbero beneficiare della digitalizzazione.
L’obiettivo primario, in questa fase, è raccogliere quante più informazioni possibili sui processi esistenti. Questo può includere l’identificazione delle attività coinvolte in un determinato processo, la documentazione dei flussi di lavoro, l’individuazione dei responsabili di ciascuna attività e la raccolta di dati sulle prestazioni passate.
Una volta raccolti questi dati, l’azienda può passare alla definizione degli obiettivi, un passaggio fondamentale per stabilire la direzione e il significato del processo di digitalizzazione.
Gli obiettivi devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e temporizzabili (obiettivi SMART). Ad esempio, un obiettivo può essere ridurre i tempi di elaborazione delle richieste dei clienti del 20% entro la fine dell’anno fiscale. Questo è specifico (riduzione dei tempi di elaborazione), misurabile (20%), raggiungibile (entro la fine dell’anno fiscale), realistico (miglioramento del servizio al cliente) e temporizzabile (fine dell’anno fiscale).
In questo modo, l’azienda ha la possibilità di valutare il successo del processo di digitalizzazione e assicurarsi che i progressi compiuti siano in linea rispetto agli obiettivi prefissati e alla aspettative.
2. Selezione delle soluzioni digitali
Completata l’analisi dei processi aziendali e definiti gli obiettivi del percorso di digitalizzazione, l’azienda può passare alla fase successiva: la selezione delle soluzioni digitali. Questo passaggio è cruciale perché determina quali strumenti e tecnologie verranno implementati per migliorare ed ottimizzare i processi aziendali.
La prima decisione da prendere riguarda la scelta tra sviluppare soluzioni personalizzate o adottare software e piattaforme preesistenti. Entrambe le opzioni hanno vantaggi e svantaggi. Lo sviluppo personalizzato offre un alto grado di adattabilità alle esigenze specifiche dell’azienda, ma può richiedere un ingente investimento di tempo e risorse. D’altra parte, l’adozione di soluzioni preconfezionate può essere più rapida ed economica, ma può rendere più complesso l’adeguamento alle esigenze dell’azienda.
Nella scelta degli strumenti e delle tecnologie da utilizzare per la digitalizzazione dell’impresa bisogna lasciarsi guidare dagli obiettivi prefissati e dalle caratteristiche dei processi analizzati in fase preliminare.
Se, per esempio, l’obiettivo della digital transformation è migliorare l’efficienza operativa, potrebbe essere necessario implementare software di automazione dei processi (BPM) che consentono la gestione e l’ottimizzazione dei flussi di lavoro. Se l’azienda, invece, mira a migliorare la user experience, potrebbe essere necessario adottare software CRM (Customer Relationship Management) per la gestione delle relazioni con i clienti.
Un aspetto al quale prestare particolare attenzione in questa fase è l’integrazione delle nuove soluzioni digitali con le infrastrutture esistenti. Accertarsi che gli strumenti e i sistemi digitali scelti siano in grado di integrarsi senza problemi con quelli già in uso è fondamentale per garantire una transizione senza intoppi.
Anche la sicurezza non deve essere sottovalutata. È bene che questi strumenti e sistemi siano in grado di proteggere i dati sensibili dell’impresa e dei clienti. Scegliere soluzioni caratterizzate da misure di sicurezza informatica efficaci è importante per evitare violazioni dei dati e rispettare la normativa sulla privacy.
3. Automazione dei processi
Il terzo passaggio della digitalizzazione aziendale è l’automazione dei processi. Questa fase è incentrata sull’applicazione delle tecnologie e dei sistemi digitali nell’esecuzione automatica di attività e operazioni che in passato richiedevano un intervento umano.
L’obiettivo principale dell’automazione è aumentare l’efficienza, ridurre gli errori umani e liberare il personale da compiti ripetitivi, consentendogli di concentrarsi su attività più creative e strategiche.
Un aspetto fondamentale da considerare è l’identificazione dei flussi di lavoro adatti per l’automazione. Non tutti i processi aziendali, infatti, sono adatti per essere automatizzati, quindi è importante condurre un’analisi per individuare quelli che comportano un alto volume di attività ripetitive e aderenti a regole rigide. Questi sono i candidati ideali per l’automazione.
Tra gli esempi più comuni di processi aziendali che possono essere automatizzati ci sono:
- risorse umane;
- contabilità;
- scorte;
- rapporti con i clienti.
I processi di recruiting possono essere automatizzati attraverso l’uso di software appositi (HRMS), che consentono di gestire in modo più efficiente le candidature, le assunzioni e la formazione dei dipendenti.
L’automazione della fatturazione e della contabilità consente di generare e inviare fatture in modo automatico, tenere traccia delle entrate e delle spese e semplificare la contabilità generale dell’azienda.
Per quanto riguarda la gestione delle scorte, i sistemi di automazione possono aiutare a monitorare l’inventario, rifornire automaticamente i prodotti in esaurimento e ridurre al minimo gli sprechi.
La gestione dei rapporti con i clienti è un altro ambito in cui l’automazione può fare la differenza. I software CRM (Customer Relationship Management) consentono di automatizzare il tracciamento delle interazioni con i clienti, l’invio di comunicazioni personalizzate e la gestione delle vendite e del supporto clienti.
Uno dei principali vantaggi dell’automazione dei processi è la riduzione dei tempi di esecuzione. Le attività che una volta richiedevano giorni o settimane possono ora essere completate in poche ore o addirittura in pochi minuti. Ciò consente alle aziende di rispondere più rapidamente alle esigenze dei clienti e di adattarsi velocemente alle mutevoli condizioni di mercato.
Inoltre, l’automazione riduce gli errori umani. Mentre le persone possono commettere sbagli, i sistemi automatizzati eseguono le attività in modo preciso e accurato, migliorando la qualità dei processi aziendali e rendendoli più affidabili.
4. Integrazione dei dati
L’integrazione dei dati è una componente fondamentale nella digitalizzazione dei processi aziendali. I dati sono il cuore pulsante delle operazioni quotidiane. Tuttavia, spesso, accedervi, condividerli e analizzarli risulta complesso.
È un processo che aiuta a superare questa sfida e che consente alle aziende di sfruttare appieno il potenziale delle informazioni di cui dispongono, creando un’infrastruttura in cui i dati possono fluire liberamente tra i vari sistemi aziendali.
L’integrazione implica l’aggregazione di dati provenienti da diverse fonti, come sistemi legacy, applicazioni cloud, database, sensori IoT e altro ancora e può coinvolgere diverse aree aziendali, tra cui marketing, vendite, gestione delle risorse umane, produzione e monitoraggio.
Ad esempio, nel marketing, l’integrazione dei dati consente di raccogliere informazioni dettagliate sui clienti da diverse fonti, come interazioni sui social media, dati di navigazione web e storico degli acquisti. Questi dati integrati possono essere utilizzati per creare profili dettagliati dei clienti e sviluppare strategie di marketing mirate.
Nel settore delle vendite, l’integrazione può fornire ai rappresentanti commerciali una visione completa dei clienti, inclusi dati sulle interazioni passate, richieste di assistenza e contratti. Ciò permette loro di fornire un servizio personalizzato e di rispondere in modo puntuale alle esigenze dei clienti.
Nella gestione delle risorse umane, l’integrazione dei dati consente di automatizzare i processi di assunzione, raccogliendo informazioni da curriculum, referenze e sistemi di screening dei candidati. Ciò semplifica il processo di selezione e riduce i tempi di assunzione.
In ambito produttivo, l’integrazione dei dati può collegare macchine e sistemi di monitoraggio in tempo reale, consentendo un migliore controllo della produzione e la previsione delle necessità di manutenzione preventiva.
Questa operazione, inoltre, permette di creare dashboard e report aziendali. Integrando dati da diverse fonti, le imprese possono monitorare le proprie prestazioni, rilevare nuove tendenze e prendere decisioni consapevoli e informate.
5. Ottimizzazione dei flussi di lavoro
L’ottimizzazione dei flussi di lavoro rappresenta il passo successivo e si concentra su come migliorare e razionalizzare il modo in cui le attività vengono svolte all’interno dell’organizzazione.
Questa operazione è importante perché, innanzitutto, contribuisce in modo significativo a migliorare l’efficienza operativa. Molte aziende, negli anni, adottano processi complessi e talvolta obsoleti che richiedono investimenti eccessivi di tempo e risorse. L’ottimizzazione dei flussi di lavoro mira a semplificare questi processi, eliminando passaggi superflui, semplificando le procedure e utilizzando al meglio le risorse disponibili. Ciò si traduce in risparmi significativi sia in termini di tempo che di denaro.
In secondo luogo, l’ottimizzazione dei flussi di lavoro favorisce la qualità del lavoro. Riducendo la complessità e aumentando l’automazione, si riducono anche gli errori umani. Ciò è particolarmente importante in settori ad alta precisione o attività che coinvolgono dati sensibili. Processi ottimizzati sono anche più facili da monitorare e gestire, il che consente di rilevare e correggere tempestivamente eventuali anomalie.
Un altro beneficio dell’ottimizzazione dei flussi di lavoro è la flessibilità. In un mondo in costante evoluzione, le aziende devono essere in grado di adattarsi rapidamente ai cambiamenti. I processi ottimizzati sono più adattabili e consentono alle imprese di rispondere in modo più agile ai cambiamenti del mercato o delle esigenze dei clienti.
6. Monitoraggio e miglioramento continuo
Una volta implementate le soluzioni digitali, automatizzati i processi, integrati i dati e ottimizzati i flussi di lavoro, è fondamentale monitorare l’andamento e l’efficacia di queste nuove dinamiche.
Il monitoraggio è fondamentale per accertarsi che tutto funzioni come previsto. A questo scopo, è possibile utilizzare strumenti di analisi che consentono di raccogliere informazioni in tempo reale sui flussi di lavoro, l’utilizzo delle risorse e la performance generale. Questi dati forniscono una panoramica completa sull’efficacia delle nuove soluzioni digitali e permettono di individuare eventuali problemi o inefficienze.
Una volta raccolti i dati, è importante analizzarli attentamente per identificare possibili aree di miglioramento. Ad esempio, potrebbe emergere che alcuni processi richiedono un aggiornamento per adattarsi alle esigenze in evoluzione dell’azienda.
Il miglioramento continuo è un concetto chiave in questa fase. Significa che l’azienda deve essere aperta al cambiamento e disposta a rivedere costantemente i propri processi e le proprie soluzioni digitali. Questo può implicare l’aggiornamento di software o l’implementazione di nuove tecnologie per rimanere al passo con l’evoluzione del mercato.
Monitoraggio e miglioramento continuo non devono essere considerati come fasi separate, ma come un ciclo unico. Man mano che l’azienda evolve e cresce, deve continuare a monitorare i processi digitalizzati, adattarli alle nuove esigenze e cercare costantemente modi per migliorarli.
Al giorno d’oggi, digitalizzare i processi aziendali non è una scelta facoltativa, ma una vera e propria necessità. Le imprese sono chiamate ad intraprendere questo percorso per rimanere competitive e non farsi schiacciare dalla concorrenza. Vuoi digitalizzare la tua azienda e non sai a chi rivolgerti? Noi di Emmeduea abbiamo maturato una profonda esperienza nella consulenza per la digitalizzazione aziendale e possiamo aiutarti ad innovare il tuo modello di business.