Gli eventi ibridi combinano mondo fisico e digitale, consentendo alle persone di partecipare sia da remoto che dal vivo. Questa doppia modalità di fruizione consente alle aziende organizzatrici di raggiungere un pubblico più ampio attraverso l’integrazione di strumenti digitali.
L’approccio ibrido sta ridefinendo il modo in cui le persone interagiscono durante gli eventi, creando connessioni più significative tra i partecipanti. In un contesto sempre più interconnesso come quello attuale, questa evoluzione si configura come un punto di svolta per il futuro del settore dell’event planning.
Scopriamo nel dettaglio perché organizzare un evento ibrido e quali sono i vantaggi che offre.
1. Abbattimento dei confini geografici
Uno dei principali vantaggi di cui le aziende possono beneficiare organizzando un evento ibrido è l’abbattimento dei confini geografici. A differenza degli eventi tradizionali, quelli ibridi permettono a chiunque di partecipare, indipendentemente dal luogo in cui si trovano in quel momento.
Alle persone che desiderano prendere parte all’evento virtualmente gli organizzatori possono offrire la possibilità di seguirlo in diretta streaming su piattaforme accessibili senza registrazione o prevedendo la creazione di un account su una piattaforma dedicata.
Se previste, gli ospiti possono accedere alle registrazioni dell’evento in differita. Questa opzione consente ai partecipanti di accedere ai contenuti dopo la conclusione dell’evento, offrendo flessibilità di fruizione sia nello spazio che nel tempo.
Le registrazioni post-evento sono particolarmente vantaggiose per gli eventi internazionali ai quali partecipano persone provenienti da diverse parti del mondo e con fusi orari differenti. Infatti, la loro presenza fisica in tali contesti richiederebbe uno sforzo notevole sia in termini di tempistiche che di costi.
Gli eventi ibridi, dunque, promuovono l’inclusione e consentono a persone di diversi Paesi di interagire tra di loro. La ricchezza di prospettive e approcci apporta valore all’evento stesso, creando un ambiente dinamico e stimolante.
Organizzare un evento ibrido permette agli invitati di scegliere la modalità di fruizione che meglio si adatta alle loro esigenze, garantendo una partecipazione più inclusiva e accessibile. Questo formato plasma il futuro degli eventi rispondendo alle crescenti esigenze di flessibilità e innovazione tecnologica della società contemporanea.
2. Riduzione dei costi
Un ulteriore vantaggio degli eventi ibridi è la riduzione dei costi di gestione, ovvero di tutte quelle spese associate all’organizzazione dell’evento in presenza.
Per gli eventi in presenza gli organizzatori devono affrontare spese ingenti, che possono aumentare in modo significativo per quelli di grandi dimensioni. Gli eventi ibridi, invece, prevedono una partecipazione dal vivo limitata e, per questo, richiedono spazi più contenuti e spese inferiori associate all’affitto della location.
Questi, inoltre, generano risparmio per le spese di logistica. Organizzare un evento completamente in presenza, infatti, comporta costi aggiuntivi associati al parcheggio per gli ospiti, al trasporto delle attrezzature, all’allestimento della location o al servizio di hostess e steward.
Un ulteriore risparmio riguarda le spese di viaggio e alloggio. Questo aspetto assume particolare rilevanza, considerando che gli eventi che richiedono la presenza fisica di tutti i partecipanti comportano notevoli costi di trasporto, soprattutto quando si tratta di eventi internazionali con persone provenienti da tutto il mondo.
Diminuiscono anche le spese indirette di riscaldamento ed elettricità. Sotto questo punto di vista, gli eventi dal vivo richiedono costi elevati, specialmente nei mesi più freddi o nelle zone geografiche con climi rigidi. L’utilizzo di dispositivi elettronici, illuminazione e sistemi audio e video contribuiscono al consumo energetico.
3. Raccolta dei dati
La raccolta dei dati prima, durante e dopo l’evento è un altro vantaggio di cui è possibile beneficiare organizzando un evento ibrido. Quest’ultimo, infatti, consente di raccogliere insights per qualificare i lead, valutare il successo dell’evento e individuare eventuali miglioramenti su cui investire per le edizioni future.
Uno dei primi dati che è possibile raccogliere è il numero di registrazioni, ovvero la quantità di persone che hanno preso parte all’evento. Questo dato rappresenta un’informazione fondamentale per valutare l’interesse e la portata dell’iniziativa.
Inoltre, gli eventi ibridi consentono di acquisire i dati demografici dei partecipanti, ottenendo informazioni dettagliate su ogni singolo individuo. Questi possono comprendere diversi aspetti, quali età, genere, luogo di residenza, settore professionale, livello di istruzione e ruolo aziendale.
Grazie a queste informazioni, è possibile personalizzare le future edizioni dell’evento, adattando contenuti ed esperienze per rispondere alle specifiche preferenze dei partecipanti.
La raccolta dei dati si estende anche all’analisi dei tassi di apertura delle e-mail, offrendo insights sull’interesse del pubblico per le comunicazioni legate all’evento. Questa informazione fornisce un’indicazione sull’efficacia delle strategie di comunicazione messe in atto, consentendo agli organizzatori di valutare il livello di coinvolgimento e l’interesse suscitato.
Un’altra fonte di informazione deriva dai feedback raccolti attraverso i sondaggi post-evento, tramite i quali è possibile valutare la soddisfazione dei partecipanti e identificare eventuali aree di miglioramento. Questo consente agli organizzatori di capire cos’è che ha contribuito al successo dell’evento e quali aspetti, invece, avrebbero meritato una maggiore attenzione.
La raccolta dei dati, specialmente durante e dopo l’evento, include anche l’analisi delle interazioni sui canali social. Questa permette di valutare il coinvolgimento del pubblico sulle diverse piattaforme, fornendo informazioni sulla diffusione e sull’impatto online dell’iniziativa.
Quando si parla di interazioni sui canali social, si fa riferimento a likes, condivisioni, commenti e partecipazione a sondaggi o discussioni. Monitorare questi dati consente agli organizzatori di ottenere una panoramica completa sull’andamento dell’evento online e valutare il livello di coinvolgimento della community.
Un’ulteriore metrica da considerare è il numero dei lead generati, che fornisce un’indicazione diretta sull’efficacia dell’evento nel coinvolgere potenziali clienti. La raccolta di dati sui lead può avvenire attraverso diverse fonti, come moduli di registrazione, interazioni durante l’evento, partecipazione a workshop e persino attraverso le interazioni online.
Una volta raccolti i dati relativi all’evento, è cruciale valutare in modo oggettivo se quest’ultimo ha ottenuto il successo desiderato. L’efficacia di un evento ibrido si misura principalmente attraverso l’allineamento dei dati raccolti con gli obiettivi di business prefissati, l’accurata identificazione dei KPI e l’analisi attenta dei dati.
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