Organizzare un evento aziendale è un’operazione che richiede una pianificazione meticolosa delle attività da svolgere e una gestione attenta delle risorse da allocare. Affinché queste ultime si rivelino un investimento profittevole e non una perdita, cura dei dettagli e senso pratico sono indispensabili.
Gli eventi aziendali, siano essi convegni, congressi, fiere o workshop, sono strumenti di comunicazione che le aziende possono utilizzare per ottenere un guadagno in termini di brand awareness e brand reputation, fidelizzare i clienti attuali e conquistarne di nuovi.
Come organizzare un evento aziendale di successo? Il processo da seguire richiede un approccio strategico e si compone dei seguenti passaggi:
- ideazione;
- sviluppo, fattibilità e pianificazione;
- consuntivo e post-evento.
1. Ideazione dell’evento
Il primo passo per organizzare un evento aziendale è l’ideazione. In questa fase, è necessario porre le basi concettuali e strategiche dell’evento, fondamentali per il suo successo.
Ideare l’evento non significa creare un progetto definito, ma:
- definire il concept;
- delineare gli obiettivi;
- identificare il target.
La definizione del concept è un’operazione che costituisce il punto di partenza per la realizzazione vera e propria dell’evento. È il momento in cui le aziende sono chiamate ad immaginare come sarà l’evento e quali saranno le sue caratteristiche principali.
Il concept serve per avere una panoramica completa degli elementi che caratterizzeranno l’evento nella sua fase esecutiva. Deve essere un’idea unica, coinvolgente e in grado di suscitare l’interesse del pubblico e deve riflettere la missione, l’immagine e i valori aziendali.
È importante non solo definire il concept dell’evento ma anche delineare gli obiettivi da raggiungere. Cosa si vuole ottenere con questa iniziativa? Aumentare la consapevolezza del marchio, lanciare un nuovo prodotto e/o servizio, rafforzare la relazione con i clienti attuali o attrarne di nuovi sono alcuni degli obiettivi più comuni.
Delineare gli obiettivi di fondo è fondamentale perché guideranno tutte le decisioni successive e serviranno come punto di riferimento per valutare l’efficacia complessiva dell’evento. È importante, infatti, essere il più possibile attenti ai dettagli ed evitare ogni tipo di genericità.
In questa fase preliminare, è inoltre essenziale identificare il target di destinazione dell’evento. Bisogna chiedersi chi sono i partecipanti ideali per raggiungere gli obiettivi stabiliti, effettuando una segmentazione del pubblico. Questo passaggio permetterà di personalizzare l’evento in base alle esigenze, agli interessi e alle aspettative dei partecipanti. Un approccio che contribuirà ad aumentare l’engagement e al successo dell’evento.
2. Sviluppo, fattibilità e pianificazione
Una volta definito il concept, delineati gli obiettivi e identificato il target di riferimento, è necessario passare allo sviluppo, alla fattibilità e alla pianificazione dell’evento. Queste operazioni sono indispensabili per assicurarsi che tutto funzioni senza intoppi.
In questa fase, è importante prendere in considerazione diversi aspetti, tra cui:
- budget;
- programma delle attività;
- attività promozionali;
- scelta dei fornitori;
- logistica.
Il primo passo è stabilire il budget perché è da esso che dipenderanno tutte le scelte operative. È importante ipotizzare quali saranno i costi da sostenere, come gli oneri per la location, il catering, gli allestimenti e le attività promozionali, e verificare se le risorse che si hanno a disposizione sono sufficienti.
Un budget accuratamente calcolato permette di evitare brutte sorprese finanziarie e, al termine dell’evento, consente di mettere a confronto ciò che si era ipotizzato di spendere e ciò che effettivamente si è speso.
La programmazione delle attività è fondamentale per il successo dell’evento. La creazione di un programma dettagliato che tenga traccia di tutte le attività da svolgere, insieme ai relativi tempi e responsabilità, assicura che nulla venga trascurato o fatto in ritardo.
È un passaggio cruciale perché le attività che ruotano intorno all’organizzazione di un evento hanno in genere tempi di realizzazione differenti: pianificarle con anticipo, a partire da alcuni mesi prima dell’evento, è essenziale per raggiungere gli obiettivi prefissati e rispettare le scadenze.
Un evento aziendale, per attirare partecipanti e raggiungere i suoi obiettivi, deve essere comunicato in modo efficace. Comunicati stampa, social media, e-mail marketing: la scelta dei canali da utilizzare dipende dalle caratteristiche del pubblico di destinazione.
È possibile reclutare influencer per comunicare e promuovere il proprio evento su Instagram oppure utilizzare canali di comunicazione più convenzionali che continuano ad avere un grande impatto sul pubblico, come televisione, radio e stampa locale.
È importante, inoltre, prestare molta attenzione alla scelta dei fornitori. Questo vale soprattutto per chi è alle prese con il suo primo evento aziendale e non ha a disposizione contatti di professionisti. Il consiglio è rivolgersi ad esperti del settore e scegliere in base alla qualità del servizio offerto e al preventivo.
La gestione della logistica è un fattore strategico essenziale per il successo di un evento. Quando si parla di logistica, si fa riferimento alle attività legate allo spostamento di merci e persone, all’allestimento della location, al coordinamento dei fornitori, all’ospitalità e all’accoglienza. Pianificarle con anticipo è fondamentale perché tutto vada secondo i piani.
Questa fase di sviluppo, fattibilità e pianificazione può essere difficile da gestire per una sola persona. È bene, infatti, coinvolgere attivamente i propri collaboratori, affidando a ciascuno di essi responsabilità chiare. In alternativa, ci si può affidare ad un’agenzia di organizzazione eventi.
3. Consuntivo e post-evento
Al termine dell’evento, si passa alla fase del consuntivo e delle attività post-evento per capire cosa ha funzionato e cosa no e per identificare eventuali aree di miglioramento su cui investire in occasione delle edizioni future.
Innanzitutto, bisogna valutare se gli obiettivi stabiliti all’inizio sono stati raggiunti. Per farlo si possono raccogliere i feedback di partecipanti, fornitori, collaboratori e sponsor, somministrando loro questionari e sondaggi o proponendo delle interviste. È un’operazione essenziale perché consente all’azienda di autovalutarsi e raccogliere suggerimenti per le edizioni future.
È importante anche analizzare i costi e i ricavi dell’evento per determinare se è stato profittevole e se ha generato un ritorno sugli investimenti. Questo passaggio è utile anche per fare un confronto tra ciò che si era ipotizzato di spendere e ciò che effettivamente si è speso. Passaggio immancabile qualora in programma ci siano altre edizioni.
La fase post-evento è anche un’occasione per mantenere alto il coinvolgimento del pubblico. La condivisione di contenuti dell’evento attraverso i canali social e l’invio di ringraziamenti personalizzati ai partecipanti possono contribuire a consolidare le relazioni e a mantenere vivo l’interesse per l’azienda.
Vuoi organizzare un evento aziendale ma non sai da che parte iniziare? Noi di Emmeduea abbiamo maturato una profonda esperienza nell’organizzazione di eventi aziendali e possiamo aiutarti con una consulenza personalizzata. Un event planner professionista sarà a tua disposizione per guidarti nella realizzazione di un evento memorabile.