Il welfare aziendale è un insieme di beni e servizi che un’impresa eroga a favore dei propri dipendenti per soddisfare le loro esigenze lavorative ed extra-lavorative. È vantaggioso per entrambe le parti perché contribuisce a creare un ambiente di lavoro più gratificante, ad aumentare i livelli di soddisfazione e produttività e a fortificare il legame tra i dipendenti e l’impresa. Come attivare un piano di welfare aziendale? Il processo da seguire richiede un’organizzazione attenta e rigorosa e si compone di più fasi:

  • identificare le esigenze dei dipendenti;
  • definire gli obiettivi;
  • creare un piano di welfare aziendale;
  • ottenere l’approvazione della direzione;
  • comunicarlo ai dipendenti;
  • implementare e valutare il piano di welfare.

Vediamo nel dettaglio quali sono gli aspetti da valutare per creare un piano di welfare ben strutturato e passiamo in rassegna alcune buone pratiche che le imprese possono adottare per implementarlo in modo efficace.

1. Identificare le esigenze dei dipendenti

Il primo passo per creare un piano di welfare aziendale è identificare le esigenze dei dipendenti. Questo processo richiede un’analisi attenta e approfondita delle necessità del personale, che può essere condotta attraverso diversi strumenti:

  • sondaggi anonimi, da somministrare ai dipendenti per raccogliere informazioni sulle loro preferenze riguardo a potenziali programmi welfare;
  • interviste individuali o di gruppo, utili per approfondire le opinioni dei dipendenti e per raccogliere feedback dettagliati su ciò che li motiverebbe e li soddisferebbe di più;
  • focus group, per offrire un ambiente aperto e interattivo in cui discutere le esigenze e le aspettative di ognuno riguardo al welfare aziendale;
  • analisi dei dati di assenteismo e turnover, per raccogliere informazioni preziose su eventuali problemi di insoddisfazione o disagio tra i dipendenti;
  • consultazione con i responsabili delle risorse umane, utile per ottenere una panoramica più completa sulle problematiche e le necessità del personale.

Adottare un approccio olistico e inclusivo nell’identificazione delle esigenze dei dipendenti consente all’azienda di creare un piano di welfare tarato sui bisogni reali del personale e in grado di rispondere in modo puntuale alle loro aspettative e necessità.

2. Definire gli obiettivi 

Una volta identificate le esigenze dei dipendenti, è essenziale che l’impresa definisca gli obiettivi che intende raggiungere tramite il piano di welfare aziendale. Questi devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e temporizzabili (SMART), al fine di garantire che il piano sia ben strutturato e facilmente valutabile. Prima di definire gli obiettivi, è consigliato porsi alcune domande chiave, tra cui:

  • Quali sono i problemi o le sfide principali che i dipendenti affrontano attualmente?
  • Ci sono aspetti inerenti alla soddisfazione del personale che possono essere migliorati?
  • Quali servizi sarebbero più apprezzati dai dipendenti?
  • Quali risultati ci aspettiamo di ottenere con l’implementazione del piano di welfare aziendale?

Questi sono gli obiettivi più comuni che le imprese si propongono di raggiungere quando scelgono di implementare un piano di welfare aziendale:

  • migliorare il benessere dei dipendenti, promuovendo la salute fisica e mentale e prevenendo eventuali situazioni di stress o burnout;
  • aumentare la soddisfazione dei dipendenti;
  • attrarre e trattenere i talenti, riducendo così il turnover e migliorando la stabilità del personale;
  • promuovere la conciliazione tra lavoro e vita privata, attraverso servizi come il telelavoro o la flessibilità degli orari;
  • potenziare l’impegno e la motivazione dei dipendenti, incoraggiandoli a dare il massimo e a raggiungere risultati di eccellenza.

Il fine ultimo è quello di creare un ambiente di lavoro positivo, inclusivo e collaborativo, favorendo il senso di appartenenza e accrescendo la fiducia che i dipendenti ripongono nell’organizzazione.

3. Creare un piano welfare aziendale

Dopo aver identificato le esigenze dei dipendenti e definito gli obiettivi da raggiungere, è il momento di creare il piano di welfare aziendale vero e proprio. Le informazioni raccolte nella fase di analisi possono essere utilizzate come base per la progettazione. L’azienda è chiamata a coinvolgere diversi stakeholder, tra cui i responsabili delle risorse umane, i dirigenti e i rappresentanti dei dipendenti. Prendere in considerazione tutte le parti interessate è importante per creare un programma di welfare sulla base di prospettive diverse, oltre che per garantire una maggiore adesione al piano. La prima decisione da prendere riguarda la tipologia di piano di welfare aziendale, ovvero la definizione del tipo di accordo. Le alternative tra cui l’impresa può scegliere e a cui corrispondono trattamenti fiscali diversi sono tre:

  • welfare volontario;
  • welfare contrattato;
  • welfare di produttività.

Quando si parla di welfare volontario, si fa riferimento a piani di welfare che l’azienda attua con un’azione unilaterale. Questo significa che è il datore di lavoro a scegliere il budget da investire, i destinatari del piano e la tipologia di beni e servizi da erogare. In questo caso, l’agevolazione fiscale a cui ha diritto l’azienda è pari al 5 per mille del valore dei benefit erogati. I piani di welfare contrattato, invece, sono connessi alla contrattazione collettiva nazionale o ad accordi stipulati in sede di contrattazione di secondo livello con i sindacati. Quando l’azienda decide di attuare questo tipo di piano, è chiamata a scegliere insieme ai sindacati quali iniziative inserire nel programma e quali dipendenti identificare come destinatari del piano. Da ultimo, c’è il welfare di produttività, uno dei modelli di welfare più diffusi nelle imprese italiane. In questo caso, l’azienda offre ai dipendenti la possibilità di convertire il proprio premio di produttività in prestazioni di welfare, a condizione che nel corso dell’anno sia stato registrato un aumento di produttività dell’impresa. Come i piani di welfare contrattato, anche i piani di welfare di produttività possono essere attuati solo in presenza di un obbligo derivato dal CCNL di riferimento o da contrattazioni di secondo livello. Una volta individuata la tipologia di welfare da attuare, l’azienda è chiamata a definire il pacchetto di beni e servizi da erogare ai propri dipendenti. Il piano deve includere iniziative in grado di rispondere alle esigenze del personale e di contribuire al raggiungimento degli obiettivi prefissati. Un piano di welfare aziendale, di norma, include uno o più dei seguenti servizi:

  • assistenza sanitaria: offrire un’assistenza sanitaria completa e accessibile può contribuire a migliorare lo stato di salute dei propri dipendenti;
  • programmi di benessere: corsi di fitness, sessioni di meditazione e consulenze psicologiche possono aiutare i dipendenti a raggiungere uno stato di benessere fisico e mentale completo;
  • flessibilità lavorativa: una delle iniziative più apprezzate è l’introduzione di forme di lavoro che agevolano la conciliazione tra lavoro e vita privata, come la banca ore, una maggiore flessibilità oraria, la possibilità di stipulare un contratto part-time e lo smart working;
  • benefit economici: bonus, incentivi e premi per il raggiungimento degli obiettivi aziendali possono aumentare il livello di soddisfazione dei lavoratori;
  • piano pensionistico: offrire un piano pensionistico o contribuire a un fondo pensione può contribuire a garantire la sicurezza finanziaria dei dipendenti nel lungo termine;
  • servizi di assistenza familiare: considerare l’opportunità di fornire servizi di assistenza familiare, come il rimborso delle spese sostenute per le rette di scuole dell’infanzia, il doposcuola, l’assistenza a parenti non autosufficienti, è un ottimo modo per dare supporto ai dipendenti nella vita privata;
  • formazione e sviluppo: investire nella formazione e nello sviluppo professionale dei dipendenti, proponendo corsi di formazione e borse di specializzazione, può aiutare a migliorare le loro competenze e aumentare la loro soddisfazione lavorativa;
  • servizi di consulenza: offrire servizi di consulenza finanziaria o servizi di coaching può aiutare i dipendenti a gestire meglio le sfide personali e professionali.

Creare un piano di welfare aziendale richiede, tra le altre cose, una valutazione attenta delle risorse disponibili. L’impresa è chiamata a considerare tanto gli aspetti logistici quanto quelli finanziari: il piano di welfare deve essere sostenibile a livello economico. Molta attenzione deve essere dedicata alla scelta del budget da investire nel programma. Dopo aver analizzato a fondo la propria situazione contrattuale, aver creato il pacchetto di beni e servizi da erogare e aver definito il budget da investire, l’azienda deve prendere una decisione in merito alla modalità di fruizione delle iniziative di welfare e alla modalità di erogazione delle stesse. Per quanto riguarda la modalità di fruizione, l’impresa può scegliere tra servizi:

  • ad attivazione diretta: il dipendente chiede all’azienda di attivare un servizio a suo nome. L’azienda, attingendo al conto welfare del dipendente, acquista il servizio; a rimborso: il dipendente acquista il servizio di suo interesse e, presentando opportuna documentazione, chiede il rimborso all’azienda, che può essere effettuato mediante cedolino in busta paga;
  • prepagati: si tratta di buoni digitali prepagati, anche detti “welfare voucher”.

In merito alla modalità di erogazione dei servizi di welfare, invece, l’azienda può scegliere tra una molteplicità di soluzioni. Le più diffuse sono quelle tecnologiche e, in particolare, quelle che prevedono l’attivazione di una piattaforma di welfare interamente dedicata alla gestione del programma.

4. Ottenere l’approvazione della direzione

Una volta creato il piano welfare aziendale, prima di implementarlo, è fondamentale ottenere l’approvazione della direzione. Questa deve essere coinvolta attivamente nel processo di valutazione del programma, in modo da assicurarsi il suo sostegno in fase di attuazione. Per ottenere l’approvazione da parte della direzione il consiglio è preparare una presentazione dettagliata del piano, evidenziando quali sono gli obiettivi prefissati e le iniziative proposte. È fondamentale, inoltre, illustrare i costi e i benefici economici previsti e dare dimostrazione di come il piano possa essere vantaggioso per l’azienda sotto più punti di vista. Quando si presenta il programma alla direzione, è importante chiarire come il piano di welfare possa contribuire a migliorare il benessere e la soddisfazione dei dipendenti e a creare un ambiente di lavoro positivo e produttivo. Da ultimo, è bene illustrare i potenziali indicatori di rendimento del piano e spiegare come essi possano essere utilizzati per misurare e valutare le prestazioni del programma di welfare nel tempo.

5. Comunicarlo ai dipendenti

Dopo aver ottenuto l’approvazione della direzione, è il momento di coinvolgere i dipendenti. È importante che l’attivazione del piano di welfare venga comunicata ai lavoratori in modo chiaro e trasparente. Informare il personale riguardo alle iniziative previste è il primo passo per motivarli ad aderire.  Come comunicare il piano welfare ai dipendenti? Le alternative possibili sono numerose:

  • organizzare un incontro dedicato alla presentazione del piano di welfare aziendale, durante il quale illustrare gli obiettivi del programma, le iniziative previste e i benefici attesi per il personale. È importante fornire informazioni complete e accurate;
  • utilizzare mezzi di comunicazione diversificati per raggiungere tutti i dipendenti. Questo può includere l’invio di comunicazioni via e-mail, la pubblicazione di materiale informativo sui canali interni dell’azienda o l’utilizzo di bacheche. L’obiettivo è quello di garantire che tutte le persone siano informate sul piano di welfare e abbiano accesso alle informazioni pertinenti;
  • distribuire materiale informativo ai dipendenti durante la presentazione o in seguito all’annuncio del piano. È bene assicurarsi che il materiale sia facilmente comprensibile e che includa tutte le informazioni necessarie.

Quando i dipendenti vengono messi a conoscenza del piano di welfare, è probabile che abbiano domande da fare. L’azienda è chiamata a rispondere tempestivamente a tutte le richieste di chiarimento e a fornire tutte le informazioni necessarie per dissipare eventuali dubbi e incoraggiare l’adesione al piano.  Il consiglio è creare uno spazio di dialogo in cui i dipendenti possano sentirsi ascoltati e possano fornire feedback e suggerimenti riguardanti il programma di welfare.

6. Implementa e valuta il tuo piano welfare

Una volta comunicata l’attuazione del piano di welfare ai dipendenti, è il momento di metterlo in pratica. L’implementazione del programma richiede un monitoraggio costante e una valutazione attenta dei risultati raggiunti nel tempo per assicurarsi che le iniziative proposte siano efficaci e rispondano alle esigenze dei dipendenti. Monitorare costantemente i risultati significa capire se il programma sta funzionando e se gli obiettivi prefissati possono essere raggiunti. Questo è utile per valutare periodicamente l’efficacia del piano e apportare eventuali modifiche o miglioramenti qualora necessario. Coinvolgere i dipendenti in questo processo è fondamentale, raccogliendo i loro commenti e suggerimenti. Limitarsi ad attivare un piano di welfare, in altri termini, non è sufficiente se ci si vuole assicurare che questo abbia un impatto positivo sia sui dipendenti che sull’azienda. In conclusione, attivare un piano di welfare aziendale richiede un approccio strategico e un impegno costante da parte dell’impresa. L’azienda può seguire i passaggi sopra indicati in autonomia, affidando l’incarico al reparto che si occupa delle risorse umane, oppure rivolgersi ad esperti del settore.  Noi di Emmeduea siamo specializzati nella consulenza finanziaria per aziende e possiamo aiutarti a creare un piano di welfare costruito intorno alle reali esigenze dei dipendenti, mettendo al centro il benessere finanziario della tua impresa.